如何在商业信函中使用抄送

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商业信函通常被视为对商业交易或情况很重要的书面文件。商业信函由几个部分组成,其中一个用途广泛的要素是复写,即CC。有了这个功能,你可以确保所有感兴趣的人都能得到一封重要信件的副本,你也可以随时更新你自己的文件。“复写纸”一词指的是在复印机出现之前流行的老式复写纸复制方法。

CC是如何工作的?

商业信函的抄送部分在这一页的底部。当你使用电子邮件时,抄送部分在地址头中。但即使在电子邮件中,正式的商务信函也经常会在信函正文的底部加上抄送部分。在书面信函中,抄送部分出现在签名之后。

抄送部分的人是谁?

抄送部分用于确保任何感兴趣的方收到信件的副本,以及发件人希望其他收件人看到谁。如果寄信人想要将信件的副本发送给收件人,而其他人看不到,那么寄信人会使用盲抄送(BCC)功能。

一些业务人员把自己放在CC部分,以确保他们被包含在对话的官方文档中。这是多年来的普遍做法

格式化CC条目的两种方法

抄送部分中的条目既可以包括完整的地址、公司名称和电话号码,也可以只包括收件人的姓名。如果发件人理解联系地址是敏感信息,那么他们可能会选择不在CC部分中使用这些地址。更多非正式的商务信函也经常在抄送部分省略地址。

潜在的CC问题

一个文书错误可能会在信函中包含本不应该包含的抄送项。如果出现这种情况,那么信件中信息的完整性就会受到质疑,从而可能影响整个交易。

如果发件人选择在抄送项中包含地址,而一个抄送收件人不想透露他们的地址,那么这也会导致问题。这就是为什么业务专业人员应该总是询问业务伙伴,他们希望自己的名字如何出现在CC条目中。CC部分是包含有地址和没有地址的条目的混合体,这种情况并不少见。

如果你写的商业信函需要被几个人看到,那么你就需要使用CC功能。但是要记住,要弄清楚你的收件人喜欢哪种格式,以避免泄露本应保密的联系信息。